Delibere, verbali, contratti di locazione, dati dei condòmini — una stanza dedicata per ogni stabile. I condòmini caricano documenti, tu raccogli quietanze, condividi bilanci, gestisci fornitori. Tutto tracciato, tutto conforme, nessuna cartella Dropbox condivisa con mezzo mondo.
Tre volte alla settimana, da tre condòmini diversi, in orari diversi, su canali diversi — WhatsApp, email, telefono. Tu devi cercare nel NAS, nel gestionale, nell'archivio di carta. Rispondere una singola richiesta costa 10-15 minuti. Moltiplica per 200 condòmini.
L'hai creata anni fa per "agevolare la condivisione". Dentro ci sono dati personali di 30 famiglie, contratti di locazione con coordinate bancarie, verbali con nomi. L'accesso ce l'hanno 50 persone di cui metà non sono più condòmini da anni. Una falla di sicurezza a 360 gradi: chiunque di quei 50 contatti perde il dispositivo o subisce un phishing, perdi il controllo di tutto.
Un condomino vende l'immobile e subentra un nuovo proprietario. Tu devi ricostruire cosa condividere, rimuovere accessi vecchi, dare accessi nuovi. Oppure tu stesso cambi stabile: come passi cinque anni di storia all'amministratore successivo in modo ordinato?
Delibere da firmare, preventivi dei fornitori, segnalazioni dai condòmini — arriva tutto via email. Inoltrandolo a un indirizzo dedicato del tuo studio, finisce cifrato nel condominio e nella pratica corretti. Mittenti condòmini in whitelist: solo le email dei proprietari censiti vengono accettate.
Ogni condominio ha la sua cassaforte: delibere, verbali, bilanci, contratti di fornitura, manutenzioni, contenzioso. Organizzata per anno, per tipologia, per assemblea. I condòmini accedono solo alla propria parte (le delibere comuni), non ai dati degli altri proprietari.
Contratti cifrati, archiviati automaticamente, con scadenza calendarizzata. Notifiche pre-scadenza per rinnovi e adeguamenti ISTAT. Audit log di chi li ha visionati, quando sono stati sottoscritti, se sono stati inviati al registro.
Il proprietario deve farti pervenire il rogito, la delega, il certificato. Gli invii un link al suo spazio personale nell'area condominiale, lui carica, tu hai. Niente allegati email che finiscono nello spam, niente foto di documenti fatte al volo dal telefono.
Invita il fornitore alla singola pratica (es. ristrutturazione facciata). Carica preventivi, SAL, foto cantiere, fatture. Accesso limitato a quel lavoro. A fine lavori, archivi tutto nella storia dello stabile.
Cambio amministratore? Esporti l'intero archivio di uno stabile in un ZIP strutturato con audit log completo. Il successore sa da dove inizia, tu hai dimostrato di aver consegnato tutto. Nessuna contestazione legale postuma.
L'amministratore Colombo gestisce 32 stabili per complessivi 620 appartamenti. Ogni settimana arrivano: 8-10 richieste di documenti dai condòmini, 3-5 comunicazioni con fornitori, 2-3 delibere da comunicare, qualche contenzioso da seguire.
Prima di Securoo, significava 15-20 ore a settimana di sola movimentazione documenti: cercare, inoltrare, rispondere "gliela giro appena posso". Oggi il quadro è cambiato.
Ogni stabile ha la sua area. I condòmini iscritti accedono dal telefono, vedono le delibere comuni, scaricano bilanci e convocazioni, caricano i documenti che devono fornire (rogiti, deleghe). Senza chiedere nulla a Colombo.
Colombo interviene solo per i processi complessi: verbalizzare un'assemblea con presa visione certificata dei presenti, gestire un contenzioso con documentazione sigillata, passare documenti a un condomino nuovo subentrante.
A fine anno, l'audit dell'assemblea generale è un'esportazione di 30 secondi: chi ha visto cosa, quando, con timestamp. Trasparenza totale senza email di scuse.
Avevo sei cartelle Dropbox condivise con condòmini di stabili diversi. Un incubo privacy. Con Securoo, ogni condomino vede solo lo stabile suo e solo la parte comune. Ho azzerato i rischi GDPR senza perdere la comodità del "fai da te" dei condòmini.
Esatto. L'impostazione di default è: ogni condomino accede alla parte "comune" del suo stabile (delibere, verbali, bilanci condominiali) e al suo "cassetto personale" dove tiene i propri documenti (rogito, delega, coordinate IBAN per ripartizioni). Non può vedere il cassetto personale degli altri condòmini. Tu come amministratore hai visione completa di entrambe le parti.
Disattivi l'accesso del vecchio proprietario con un click (tutti i suoi dati personali rimangono archiviati nei tuoi backup per i tempi di legge, ma lui non accede più). Crei l'accesso per il nuovo proprietario, gli mandi il link, lui si registra. Il nuovo vede solo da quando è arrivato in su; lo storico pregresso rimane visibile a te come amministratore.
Dopo l'assemblea carichi il verbale. Il sistema invia a tutti i condòmini una notifica via email. Per delibere che richiedono presa visione formale (es. alcune deliberazioni particolari), ogni condomino riceve un link con PIN, conferma di aver preso visione, il sistema registra con timestamp RFC 3161. Valore probatorio forte in caso di contestazione della comunicazione.
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