Gli atti preparatori, i documenti delle parti, le visure, la documentazione societaria — tutto in una cassaforte cifrata con conservazione WORM (Write Once, Read Many). Complementare alla Conservazione Notarile obbligatoria, pensata per il *prima* e per il *dopo* dell'atto.
La successione coinvolge eredi che vivono in tre diverse città. Ciascuno ti manda documenti — carte d'identità, codici fiscali, visure — via email, WhatsApp, qualcuno addirittura via fax. Ricomporre tutto in modo tracciato prima dell'atto è un lavoro che fa solo la tua segretaria, a memoria.
Una fusione con 40 allegati — verbali, statuti, bilanci, situazioni patrimoniali. Se ne perdi uno, rifare la richiesta alla parte è imbarazzante. Se ne duplichi uno con versione sbagliata, è peggio. E dopo l'atto, dove li archivi? Nel CD che ti spacchi a trovare nel 2030?
La Conservazione Notarile RUN copre l'atto pubblico originale. Ma la documentazione preparatoria, le bozze, le comunicazioni, gli allegati minori? Finiscono in cartelle, chiavette, NAS. Impossibile ricostruirli in caso di ispezione del Consiglio Notarile o richiesta giudiziale.
Ricevete quotidianamente documenti ipocatastali, visure, certificati via email. L'inoltro a un indirizzo dedicato del vostro studio li porta direttamente nella pratica cifrata, senza passare dal desktop. Per i documenti che richiedono conservazione WORM lunga termine, l'hash SHA-256 viene calcolato al momento dell'ingestion e cristallizzato nell'audit trail.
Ogni atto in preparazione ha il suo fascicolo Securoo: documenti delle parti, visure, verbali, bozze, note. Organizzato per atto, per parte, per tipo. Le parti caricano da casa, tu rivedi, annoti, ordini. Tutto cifrato end-to-end.
I documenti in stato "finalizzato" entrano in modalità WORM: non possono più essere modificati, solo letti. Ogni lettura è loggata con timestamp RFC 3161. Garanzia forense per il notaio e per le parti.
Cifratura zero-knowledge: nemmeno Securoo, tecnicamente, può leggere quello che custodisci. Il segreto professionale è garantito dall'architettura, non da una clausola contrattuale fragile.
Securoo non sostituisce la Conservazione Notarile (RUN), che per legge è gestita tramite il sistema dell'Archivio Notarile. Securoo copre il *prima* (preparazione) e il *dopo* (archivio degli allegati non centrali). I due flussi coesistono.
Ispezione del Consiglio? Esporti il registro completo degli accessi al fascicolo in un PDF firmato digitalmente. Chi ha letto cosa, quando, da dove. Evidenza forense della corretta gestione, senza ricostruzioni ex post.
Il notaio Conte deve preparare una successione che coinvolge tre eredi: uno a Roma, uno a Londra, uno a Palermo. Serve un compendio documentale — certificati, codici fiscali, visure catastali, dichiarazione di successione in bozza.
Apre Securoo, crea il fascicolo "Successione Rossi — n. 2847/2026". Invita i tre eredi. Ognuno riceve un link personalizzato, apre dal telefono o dal computer, carica i propri documenti. Il sistema richiede la presa visione certificata per confermare l'autenticità.
Il notaio organizza man mano che arrivano. Aggiunge le visure che chiede in autonomia. Condivide la bozza di dichiarazione con gli eredi in modalità solo-lettura. Gli eredi la rivedono, inseriscono note, confermano.
Il giorno dell'atto tutto è pronto. Dopo la stipula, il fascicolo passa in modalità WORM: nessuno può più modificarlo, tutti possono leggerlo con tracciatura. La Conservazione Notarile conserva l'atto pubblico nel suo circuito dedicato. Securoo conserva tutto il contorno — allegati, comunicazioni, bozze, versioning — per tutto il tempo che serve.
Per le successioni complesse con eredi lontani, Securoo ha sostituito in tre mesi le email, le chat, le chiavette e due tipi di cloud diversi. Ora ho un fascicolo preparatorio unico, tracciato, archiviato. E se il Consiglio chiede, esporto un PDF in un minuto.
No. La Conservazione Notarile è un obbligo di legge gestito tramite il sistema dell'Archivio Notarile e del RUN. Securoo è complementare: copre tutto ciò che non è atto pubblico — documentazione preparatoria, allegati non centrali, comunicazioni con le parti, bozze, fascicolo tipo "dossier cliente". I due sistemi coesistono e non si sovrappongono.
Due livelli: tecnico e contrattuale. Tecnico: cifratura zero-knowledge end-to-end, le chiavi di decifratura non transitano mai sui nostri server, quindi nemmeno il personale Securoo potrebbe leggere quello che conservi. Contrattuale: DPA specifico per studi notarili che riconosce il segreto professionale come vincolo anche nei nostri confronti.
Domanda molto pertinente. Il GDPR riconosce all'art. 17 il diritto all'oblio ma con eccezioni per obblighi legali e interessi pubblici (art. 17.3), tra cui rientra la conservazione a fini di archivio da parte di pubblici ufficiali. Tu come notaio hai obblighi di conservazione che prevalgono sull'oblio per molti documenti. Securoo gestisce la cosa correttamente: WORM blocca la modifica ma non la cancellazione esplicita da parte tua come titolare, con audit log immutabile della cancellazione stessa.
No. Le parti accedono via link nel browser (mobile o desktop) senza installare nulla e senza creare account. Autenticazione via email + PIN. L'unica persona che usa davvero Securoo come strumento di lavoro quotidiano sei tu e il tuo studio.
Prova 7 giorni su un fascicolo preparatorio vero. Zero rischi: se non fa per te, esporti tutto in archivio ZIP e chiudi.
